Mängel gehören auf vielen Baustellen zum Alltag. Deshalb ist es entscheidend, Mängel frühzeitig zu erkennen, zu dokumentieren und für die Beseitigung eindeutig nachvollziehbar zu machen. Dabei sollten folgende Fragen beantwortet werden:
Was genau wurde festgestellt? Wo befindet sich der Mangel? Wer ist verantwortlich? Was muss passieren? Bis wann? Und wurde der Mangel tatsächlich behoben?
Für diesen Prozess - von der Feststellung bis zur Beseitigung - nutzt man eine Mängelliste.
Ob bei einer Baustellenbegehung, während der Bauphase oder im Rahmen einer Abnahme: Eine strukturierte Mängelliste hilft dabei, offene Punkte zu erfassen und ihre Bearbeitung nachzuverfolgen.
Eine gute Mängelliste muss dabei nicht kompliziert sein. Sie sollte vor allem eindeutig, sachlich und nachvollziehbar sein.
In diesem Beitrag zeigen wir, was in eine Mängelliste gehört, wie sie richtig geführt wird und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Was ist eine Mängelliste?
Eine Mängelliste ist eine strukturierte Übersicht über festgestellte Mängel auf einer Baustelle.
Für jeden Mangel werden relevante Informationen erfasst, zum Beispiel:
Datum der Feststellung
Mangelnummer
Ort und Bauteil
Betreffendes Gewerk bzw. ausführendes Unternehmen
Beschreibung des Mangels
Fotos
Verantwortlicher
Frist zur Beseitigung
aktueller Status
Datum der Nachbesserung
Ergebnis der Kontrolle
Eine Mängelliste darf dabei nicht mit einer Mängelanzeige bzw. Rüge gleichgesetzt werden. Die Liste dient vor allem der strukturierten Erfassung und Nachverfolgung. Eine formale Mängelanzeige bzw. Mängelrüge hat zusätzliche Anforderungen und muss auf dem vertraglich vorgesehenen Weg erfolgen. Laden Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Mängeldokumentation herunter und nutzen Sie sie, um Mängel strukturiert zu erfassen und nachzuverfolgen.
Praxis aus dem Baustellenalltag
In der Praxis wird ein Mangel häufig schnell erkannt, aber nicht immer strukturiert dokumentiert. Ein Foto liegt auf dem Smartphone, die Beschreibung steht in einer WhatsApp-Nachricht und die Zuständigkeit wird später per E-Mail geklärt. Genau an dieser Stelle können Rückfragen und zusätzliche Nacharbeit entstehen.
Was wir beobachten:
Wenn Schäden frühzeitig strukturiert dokumentiert werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese zeitnah beseitigt werden und sich beide Parteien gütlich einigen. Erst wenn sich Schäden bzw. Mängel häufen sich, kann es zu Verzögerungen kommen, die häufig größere Kosten nach sich ziehen.
Bei der Dokumentation von Schäden bzw. Mängeln fehlen häufig wichtige Informationen. So ist nicht immer eindeutig klar, wo sich die Schäden befinden. Dies führt regelmäßig zu Rückfragen und unnötigen Zeitverzögerungen.
Was muss in eine Mängelliste?
Es gibt keine universelle Mängelliste, die für jedes Bauprojekt identisch passt. Welche Angaben sinnvoll oder erforderlich sind, hängt unter anderem vom Projekt, Vertrag und Gewerk ab. Für die praktische Arbeit haben sich jedoch einige Angaben besonders bewährt.
1. Eindeutige Mangelnummer
Jeder Mangel sollte eine eindeutige Nummer erhalten.
Zum Beispiel:
M-001 – Riss im Wandbereich
Die Nummer erleichtert die Kommunikation zwischen Bauleitung, Unternehmen und Nachunternehmern, da sie eindeutig zugewiesen werden kann.
Gerade bei größeren Projekten ist eine fortlaufende Nummerierung oder ein einheitliches Nummernsystem notwendig.
Negativbeispiel: „Was ist mit dem Riss im zweiten Stock?“
2. Mangel genau verorten
Je genauer der Ort beschrieben wird, desto leichter lässt sich der Mangel später wiederfinden. Sinnvolle Angaben können sein:
Gebäude
Geschoss
Raum
Achse
Bauteil
Bereich
Planposition
Beispiel:
2. OG, Wohnung 2.04, Badezimmer, Wand neben Türöffnung
Noch besser ist eine Kombination aus Ort + Foto + Planposition.
Negativbeispiel: „Mangel im Bad“
So lösen wir es bei BAUDOKU von Isar Labs
In der BAUDOKU können Schäden im jeweiligen Projekt mit einem Pin auf dem Plan dokumentiert werden. Zudem ermöglicht BAUDOKU das direkte Dokumentieren im Plan, das heißt, die KI identifiziert Räume und bei der Begehung kann eindeutig festgestellt werden, wo der Schaden vorzufinden ist. Zudem beschreibt die KI selbstständig Bilder von Mängeln, inkl. einschlägiger Normung (DIN/VOB, Önorm, ISA). Die Mängelanzeige erfolgt so in Sekunden.
Mängellisten können als PDF oder Excel-Liste direkt exportiert werden, sodass auch einer strukturierten Abarbeitung nichts im Wege steht.
3. Den Mangel sachlich beschreiben
Eine der wichtigsten Regeln lautet:
Beschreiben Sie, was tatsächlich festgestellt wurde – und nicht vorschnell, warum es passiert ist.
„Im Bereich der Wandöffnung 3 wurde eine Abweichung von der vorgesehenen Ausführung festgestellt.“
Wenn Maße oder andere überprüfbare Angaben vorhanden sind, können diese ergänzt werden.
Eine sachliche Beschreibung macht die spätere Nachverfolgung einfacher und reduziert Missverständnisse.
Bewertungen oder Vermutungen sollten klar von tatsächlich festgestellten Tatsachen getrennt werden.
Negativbeispiel: „Der Trockenbauer hat die Wand falsch ausgeführt.“
4. Fotos hinzufügen
Ein Foto kann eine schriftliche Beschreibung erheblich ergänzen.
Dabei sollten Fotos möglichst:
den Mangel eindeutig zeigen
dem richtigen Projekt zugeordnet sein bzw. einen Bezug zum Ort haben
Einschlägige Normung berücksichtigen
bei Bedarf Übersicht und Detail zeigen
Ein Foto allein reicht jedoch nicht immer.
Besser:
M-014 – Riss im Wandbereich Schlafzimmer, 2. OG
Foto 014-1: Übersicht
Foto 014-2: Detailaufnahme
So bleibt später nachvollziehbar, was genau dokumentiert wurde.
Praxis-Tipp von Isar Labs
Ein gutes Mängelfoto ist der erste Schritt, um Transparenz zu schaffen. Zudem ermöglicht ein Foto eine einfache Vorher-Nachher-Betrachtung. Dabei sollte beachtet werden, dass das Foto den exakten Schaden eindeutig darstellt, eine Zeitangabe (Timestamp) vorhanden ist und auch nachweisbar ist, wer das Bild geschossen hat.
BAUDOKU macht diesen Schritt sehr einfach. So wird mit einem Wasserzeichen in dem Bild transparent gemacht, wer, wann und wo das Bild geschossen wurde.
Zudem beschreibt die KI selbstständig Bilder von Mängeln, inkl. einschlägiger Normung (DIN/VOB, Önorm, ISA). Die Mängelanzeige erfolgt so in Sekunden.
Mängellisten können als PDF oder Excel-Liste direkt exportiert werden, sodass auch einer strukturierten Abarbeitung nichts im Wege steht.
5. Gewerk und Verantwortlichen erfassen
Ein Mangel sollte möglichst eindeutig einem zuständigen Unternehmen oder Gewerk zugeordnet werden.
Beispielsweise:
Mangel | Gewerk | Verantwortlich |
Beschädigte Fliesen | Fliesenleger | Firma Müller |
Fehlende Steckdose | Elektro | Firma Schmidt |
Undichte Verbindung | SHK | Firma Weber |
Damit wird aus einer einfachen Mängelliste ein Werkzeug für die Mängelnachverfolgung.
Je nach Projekt können zusätzlich Ansprechpartner oder weitere Zuständigkeiten hinterlegt werden.
6. Frist und Status festhalten
Ein Mangel sollte nicht einfach in der Liste stehen bleiben.
Sinnvolle Status können beispielsweise sein:
Offen
Zugewiesen
In Bearbeitung
Nachbesserung erfolgt
Zur Kontrolle
Erledigt
Zusätzlich kann – abhängig vom Projekt und den vertraglichen Vorgaben – eine Frist zur Bearbeitung dokumentiert werden.
So ist jederzeit sichtbar:
Was ist noch offen? Was wird gerade bearbeitet? Was muss kontrolliert werden?
Ein typischer digitaler Ablauf
Mangel erfassen → Verantwortlichen zuweisen → Frist setzen → Nachbesserung dokumentieren → Kontrolle durchführen → Mangel schließen
Auch dieser Schritt kann mit BAUDOKU vollständig automatisiert werden:
Mit dem Aufgabenmanagement können die ausführenden Gewerke direkt auf die Schäden aufmerksam gemacht werden. Dies kann sowohl über die App als auch über Whatsapp geschehen.
Mängel nicht einfach löschen
Ein häufiger Fehler ist, einen erledigten Mangel einfach aus der Liste zu entfernen.
Besser ist es, den ursprünglichen Eintrag zu behalten und den Status zu aktualisieren.
Beispiel:
M-021
Status: Offen → In Bearbeitung → Nachbesserung erfolgt → Kontrolliert
Zusätzlich können dokumentiert werden:
Datum der Nachbesserung
verantwortliches Unternehmen
Kontrolltermin
Kontrollfoto
Ergebnis der Kontrolle
So entsteht eine nachvollziehbare Historie.
Gerade bei größeren Projekten ist diese Historie hilfreich, weil später nicht nur sichtbar sein sollte, dass ein Mangel existiert hat, sondern auch, wie damit umgegangen wurde.
Mängelliste bei der Bauabnahme
Besonders wichtig wird die Mängelliste bei einer Baustellenbegehung oder Bauabnahme.
Hier können innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Punkte festgestellt werden.
Statt einzelne Notizen, Fotos und Nachrichten getrennt zu sammeln, sollte jeder Mangel möglichst direkt strukturiert erfasst werden.
Zum Beispiel:
M-032
Ort: EG, Raum 0.12
Gewerk: Maler
Feststellung: Beschädigung der Wandoberfläche links neben dem Fenster
Foto: M032-01
Verantwortlich: Firma Beispiel GmbH
Status: Offen
Dadurch kann der Punkt später eindeutig nachverfolgt werden.
BAUDOKU hat dafür eine sehr einfache Lösung mit einem Partnerbüro entwickelt. So kann bei einer Begehung direkt im Plan dokumentiert werden. Die KI erkennt zunächst die Räume im Plan. Anschließend kann mit geöffnetem Plan über die Baustelle gelaufen werden und die Fortschritte oder Mängel direkt im Plan mit Foto und Sprache dokumentiert werden.
Mängelliste und vertragliche Anforderungen
Eine Mängelliste ist zunächst ein praktisches Werkzeug zur Erfassung und Nachverfolgung. Welche Anforderungen an die Dokumentation im konkreten Fall bestehen, hängt jedoch vom jeweiligen Projekt und Vertrag ab.
Wenn die VOB/B Bestandteil des Bauvertrags ist, können deren Regelungen bei bestimmten Vorgängen relevant sein. Auch technische Vertragsbedingungen und gewerkespezifische Anforderungen können Einfluss darauf haben, welche Informationen dokumentiert werden sollten.
Bei formell relevanten Vorgängen sollte deshalb immer geprüft werden, welche vertraglichen Kommunikations- und Dokumentationswege vorgesehen sind.
Wichtig: Ein Eintrag in einer Mängelliste ersetzt nicht automatisch eine eventuell erforderliche formale Mitteilung, Mängelanzeige oder Rüge.
Häufige Fehler bei Mängellisten
Fehler 1: Zu allgemeine Beschreibung
„Fliesen mangelhaft“ hilft wenig.
Besser:
„Drei Fliesen im Bereich der Dusche im 1. OG zeigen sichtbare Beschädigungen.“
Fehler 2: Fotos ohne Zuordnung
Viele Baustellenfotos helfen wenig, wenn später niemand weiß, zu welchem Mangel sie gehören.
Fehler 3: Kein Verantwortlicher
Ein Mangel ohne Zuständigkeit bleibt schnell offen.
Fehler 4: Keine Frist oder kein Status
Wenn nicht sichtbar ist, was als Nächstes passieren soll, wird aus der Mängelliste schnell nur eine Sammlung offener Punkte.
Fehler 5: Erledigte Mängel werden gelöscht
Dadurch geht die Historie verloren.
Fehler 6: Informationen liegen in verschiedenen Systemen
Wenn Fotos, Mängelbeschreibungen, Aufgaben und Nachbesserungsinformationen in unterschiedlichen Tools liegen, wird die Nachverfolgung unnötig aufwendig.
Excel, Word oder digitale Mängelliste?
Eine einfache Excel- oder Word-Vorlage kann für kleinere Projekte durchaus ausreichend sein.
Bei mehreren Baustellen oder vielen beteiligten Unternehmen entstehen jedoch schnell Probleme:
mehrere Versionen der Datei
Fotos liegen separat
Status wird nicht aktualisiert
Fristen werden übersehen
Informationen sind auf verschiedene Systeme verteilt
Eine digitale Mängelliste kann deshalb sinnvoll sein, wenn Mängel direkt vor Ort erfasst, fotografiert, zugeordnet und weiterverfolgt werden sollen.
Mängelmanagement mit BAUDOKU von Isar Labs
Genau hier setzt BAUDOKU von Isar Labs an. Ein möglicher digitaler Workflow:
Plan öffnen → Mangel entdecken → Foto aufnehmen → KI beschreibt den Mangel.
KI erstellt Aufgabe mit Mangel → Verantwortlichen bzw. Gewerk festlegen → Status verfolgen → Nachbesserung dokumentieren
Alternativ:
KI erstellt Mängelliste gewerkespezifisch → Excel-Export & Status verfolgen → Nachbesserung dokumentieren
Unsere Erfahrung aus der Praxis
Bei der Entwicklung von BAUDOKU von Isar Labs steht nicht nur die digitale Ablage von Informationen im Mittelpunkt. Entscheidend ist, dass Informationen möglichst einfach direkt dort erfasst werden können, wo sie entstehen – auf der Baustelle.
Quirin von BAUDOKU:
“Wir haben immer wieder gesehen, dass die existierenden Lösungen für Bauleiter und Sachverständige sehr aufwändig zu bedienen sind. Jeder Schaden muss individuell aufgenommen, verpinnt und beschrieben werden. Das haben wir mit BAUDOKU gelöst. Die KI liest den Plan und der Bauleiter kann direkt im Plan dokumentieren. Zudem beschreibt die KI Bilder selbstständig. Dies spart bei Begehungen extrem viel Zeit.”
Wie sieht ein gutes Mängelmanagement aus?
Eine gute Mängelliste sollte fünf Dinge leisten:
1. Eindeutig
Jeder Mangel hat eine eindeutige Nummer und einen klaren Ort.
2. Sachlich
Der tatsächlich festgestellte Zustand wird konkret beschrieben.
3. Nachvollziehbar
Fotos, Pläne und weitere Informationen können zugeordnet werden.
4. Zuständig
Es ist klar, welches Gewerk oder Unternehmen sich darum kümmern soll.
5. Nachverfolgbar
Status, Fristen und Nachbesserung bleiben sichtbar.
Damit wird aus einer einfachen Mängelliste ein strukturierter Prozess:
Feststellen → Dokumentieren → Zuweisen → Beheben → Kontrollieren → Abschließen
Checkliste: Mängelliste richtig führen
Vor dem Abschluss einer Baustellenbegehung:
☐ Hat jeder Mangel eine eindeutige Nummer?
☐ Ist der genaue Ort dokumentiert?
☐ Ist der festgestellte Zustand sachlich beschrieben?
☐ Sind aussagekräftige Fotos vorhanden?
☐ Ist das zuständige Gewerk dokumentiert?
☐ Ist ein Verantwortlicher hinterlegt?
☐ Sind relevante Fristen erfasst?
☐ Ist der aktuelle Status sichtbar?
☐ Wurde die Nachbesserung dokumentiert?
☐ Wurde der behobene Mangel kontrolliert?
Fazit
Eine Mängelliste sollte mehr sein als eine einfache Sammlung von Problemen.
Sie sollte den gesamten Vorgang nachvollziehbar machen:
Mangel feststellen → dokumentieren → zuweisen → beheben → kontrollieren → abschließen.
Je genauer Informationen bereits auf der Baustelle erfasst werden, desto weniger Nacharbeit entsteht später im Büro.
Eine digitale Lösung kann dabei helfen, Fotos, Informationen, Aufgaben und Status an einer Stelle zusammenzuführen.
Mit BAUDOKU von Isar Labs können Informationen aus dem Baustellenalltag strukturiert erfasst, mit Projekten und Plänen verbunden und für die weitere Bearbeitung genutzt werden.
Häufige Fragen zur Mängelliste
Was muss in einer Mängelliste stehen?
Eine Mängelliste sollte je nach Projekt unter anderem Mangelnummer, Ort, Beschreibung, Foto, Gewerk, Verantwortlichen, Frist und Status enthalten.
Wie beschreibt man einen Baumangel richtig?
Am besten wird der tatsächlich festgestellte Zustand sachlich und möglichst konkret beschrieben. Ort, Umfang und sichtbare Merkmale sollten nachvollziehbar sein.
Ist eine Mängelliste dasselbe wie eine Mängelanzeige?
Nein. Eine Mängelliste dient vor allem der strukturierten Erfassung und Nachverfolgung. Eine Mängelanzeige ist eine separate Mitteilung, für die je nach Vertrag und Situation zusätzliche Anforderungen gelten können.
Kann man eine Mängelliste mit Excel führen?
Ja. Für kleinere Projekte kann Excel ausreichend sein. Bei vielen Mängeln, Fotos, Beteiligten und Baustellen kann eine digitale Lösung die Erfassung und Nachverfolgung vereinfachen.
Wie lange sollte ein Mangel in der Liste bleiben?
Ein Mangel sollte nicht einfach gelöscht werden. Sinnvoll ist, den Status und die Nachbesserung zu dokumentieren, sodass die Historie nachvollziehbar bleibt.
Kann eine Mängelliste digital auf der Baustelle geführt werden?
Ja. Eine digitale Mängelliste ermöglicht es, Mängel direkt vor Ort mit Fotos, Beschreibung, Ort, Zuständigkeit und Status zu erfassen. Dadurch können Informationen ohne zusätzliche Übertragung ins Büro weiterverarbeitet werden.
Kann BAUDOKU von Isar Labs Mängel dokumentieren?
Ja. Mit BAUDOKU von Isar Labs können Baustelleninformationen digital erfasst und mit weiteren Projektinformationen verbunden werden. Je nach Workflow können unter anderem Fotos, Beschreibungen, Pläne, Aufgaben und Statusinformationen zusammengeführt werden.